Nachdem wir in der MI 46 die Methoden der strategischen Beschaffungsplanung näher dargestellt haben, möchten wir uns nun mit den Methoden der operativen Beschaffungsplanung auseinandersetzen. Grundsätzlich gilt, dass durch strategische Planung die Zielrichtung insgesamt vorgegeben wird und es der operativen Planung obliegt, die richtigen Maßnahmen zur erfolgreichen Umsetzung zu finden. In dem für die Beschaffung wesentlichen Bereich der Materialstrukturanalyse stellen die ABC-Analyse, die XYZ-Analyse und die kombinierte ABC/XYZ-Analyse wertvolle Entscheidungsinstrumente dar.

ABC-Analyse

Die ABC-Analyse oder auch Programmstrukturanalyse genannt, geht von der Prämisse aus, dass regelmäßig ein relativ kleiner Teil an Materialarten bzw. an der verbrauchten Gütermenge einen großen Anteil am Gesamtwert der verbrauchten Güter hat. Die Ergebnisse der ABC-Analyse unterstützen etwa bei der Durchführung der Bedarfsprognose, bei der Ermittlung der Bestellmenge, bei der Bestellsystementscheidung und bei der Lieferantenanalyse. Dies ist deshalb möglich, da die ABC-Analyse vor allem dabei hilft, das Wesentliche vom Unwesentlichen zu unterscheiden. Anders ausgedrückt erleichtert die ABC-Analyse die Konzentration der (Beschaffungs)Aktivitäten auf die Bereiche mit hoher wirtschaftlicher Bedeutung – zugleich wird der Aufwand für die übrigen (nicht so relevanten) Gebiete durch Vereinfachungsmaßnahmen gesenkt. Außerdem können durch die ABC-Analyse Rationalisierungsschwerpunkte gesetzt werden. Wenngleich in Folge der Fokus auf den Einsatz in der Materialwirtschaft gelegt wird, so kann das Prinzip der ABC-Analyse auch noch in anderen Bereichen verwendet werden. Nämlich im Zusammenhang mit Lieferanten und den jeweiligen Beschaffungsvolumina oder auch im Zeitmanagement, wo das Pareto-Prinzip besagt, dass mit 20% der Zeit 80% der Ergebnisse erzielt werden.

Die Durchführung der ABC-Analyse sieht eine Einteilung der Güter – in Abhängigkeit ihres relativen Anteils am Gesamtwert – in A-Güter, B-Güter und C-Güter vor. Wichtig ist, dass die Verbrauchswerte (z.B. Jahresverbrauch mal Preis) für jede einzelne Materialgruppe errechnet werden und dann eine absteigende Reihung (höchster absoluter Verbrauchswert auf Rang 1) vorgenommen wird. Darauf aufbauend kann sehr einfach der prozentuelle Anteil jeder Materialgruppe ermittelt und die Ergebnisse kumuliert werden. In Abhängigkeit von dem Anteil am Gesamtwert und der Anzahl (der Materialgruppen) werden üblicherweise drei Klassen (Wertkategorien) gebildet. Die wertvollsten Materialgruppen (A-Güter) sind dann z.B. jene, die mit nur 15% am Anteil der Gesamtzahl 80% des Gesamtmaterialwerts ausmachen. Folglich ist es konsequent, die Beschaffungsaktivitäten wie auch Lagerhaltungs- und Kontrolltätigkeiten vor allem auf die A-Güter zu konzentrieren, da diese die hochwertigsten bzw. umsatzstärksten Güter sind. Im Gegensatz dazu müssen seitens der Beschaffungsabteilung an die Verwaltung und Überwachung der sogenannten C-Güter keine so hohen Anstrengungen geknüpft werden. Die B-Güter nehmen eine Mittelstellung ein.

XYZ-Analyse

Die XYZ-Analyse stellt eine sinnvolle Ergänzung zur ABC-Analyse dar, indem sie den Verbrauchsverlauf während eines längeren Zeitraums zeigt. Die beiden grundsätzlichen Ausprägungsformen sind der Güterverbrauch in relativ konstanten Mengen bzw. der unregelmäßige Verbrauch mit hohen Schwankungen. Sinn und Zweck ist es, Aufschluss über die Verbrauchsschwankungen bei den verschiedenen Materialien zu erhalten und die Vorhersagegenauigkeit des Materialbedarfs zu erhöhen. Mithilfe der XYZ-Analyse werden die einzelnen Güter in drei Materialgruppen eingeteilt. Dabei unterliegen die sogenannten X-Güter einem regelmäßigen Verbrauch (schwankungsfreier Bedarfsverlauf), wodurch eine hohe Prognosegenauigkeit möglich ist. Üblicherweise erfolgt eine einsatzsynchrone Beschaffung und es werden geringe Lagerbestände benötigt. Die Y-Güter sind durch stärkere Schwankungen (als die X-Güter) – oftmals saisonal bedingt – gekennzeichnet und haben eine mittlere Prognosegenauigkeit. Wenngleich aufgrund des trendförmigen Bedarfsverlaufs immer noch relativ gute Vorhersagegenauigkeit gegeben ist, sollten diese Materialien aufgrund des höheren Dispositionsaufwands grundsätzlich auf Vorrat beschafft werden. Regelmäßig komplexer wird es für die Beschaffungsabteilung bei sogenannten Z-Gütern, da diese einem unregelmäßigen Verbrauch unterliegen und folglich niedrige Prognosegenauigkeit besteht. Wegen aufwendiger Dispositionsverfahren ist die fallweise Beschaffung im Bedarfsfall ratsam.

Kombinierte ABC/XYZ-Analyse

Die Verknüpfung der ABC-Analyse mit der XYZ-Analyse macht es möglich, dass die Wertigkeit des Beschaffungsvolumens mit der Vorhersagegenauigkeit kombiniert wird. Am augenscheinlichsten wird dies bei Darstellung in einer Matrix, wobei auf der X-Achse die Wertigkeit (A, B, C) und auf der Y-Achse die Vorhersagegenauigkeit (X, Y, Z) dargestellt sind.

Aus den in der unten stehenden Matrix ersichtlichen Kombinationen können mehrere allgemeine Rückschlüsse gezogen werden. So ist es etwa in den X-Kombinationen aufgrund des konstanten Bedarfs und der hohen Vorhersagegenauigkeit sinnvoll, die Beschaffung unabhängig von der Wertigkeit der Güter anhand von Plandaten vorzunehmen. Bei AX-Gütern sollte auf eine besonders genaue Planung geachtet werden, da es sich um wichtige und ständig benötigte Güter handelt. Langfristige Kooperationsverträge mit Lieferanten bringen hier beispielsweise Sicherheit und sollten gegebenenfalls mit dem Fertigungsrhythmus abgestimmt werden. Hingegen können etwa CZ-Güter aufgrund des niedrigen Wertanteils und der ungenauen Vorhersagegenauigkeit durch Kauf auf Abruf beschafft werden sowie größere Vorratsmengen gehalten werden.

Quelle: Thommen/Achleitner, Allgemeine Betriebswirtschaftslehre, 7. Auflage, Wiesbaden 2012, 325.